Équipe et administration

Caissier : la caisse et l’historique des ventes.

Responsable : en plus, les événements, le catalogue, le stock, les codes d’accès et la cuisine.

Trésorier : la caisse, les Rapports, le Livre de caisse, les exports et l’abonnement.

Administrateur : tout, y compris les membres et le journal d’activité.

1. 1Ouvrez « Membres », puis « Inviter un membre ».
2. 2Saisissez son e-mail et choisissez son rôle.
3. 3Il reçoit un lien valable 7 jours pour rejoindre l’association.

À savoir : Le rôle se change ensuite directement dans la liste des membres.

1. 1Dans « Codes d’accès » (ou l’onglet du même nom de l’événement), touchez « Nouveau code » et choisissez « Accès bénévole ».
2. 2Choisissez la durée : 12 h, 24 h, 48 h ou 7 jours.
3. 3Montrez le QR code en plein écran, ou partagez le lien ou le code court.

À savoir : Le bénévole saisit son prénom et arrive sur la caisse de l’événement, sans compte ni mot de passe. L’accès expire tout seul.

Pour une tablette qui reste au bar, « Nouveau code » puis « Caisse dédiée » : activez-la par le lien ou le QR code, avec le code PIN à 4 chiffres transmis à part. Elle fonctionne ensuite seule jusqu’à sa révocation.

La page « Terminaux » liste les appareils actifs, permet de les renommer et d’envoyer un message à toutes les caisses.

Dans « Plan et facturation », choisissez Essentiel ou Intégral, au mois ou à l’année (deux mois offerts). Le paiement se fait par carte, sans quitter Posless ; la résiliation aussi.

L’offre Gratuit permet un événement actif à la fois, avec des caisses et des membres illimités.

« Journal d’activité » garde la trace des actions sensibles : ouvertures et fermetures de caisse, mouvements d’espèces, ventes corrigées ou annulées, invitations, rôles, codes d’accès. Chaque ligne indique qui, quand et quoi.

La page « Notifications » liste les ruptures et stocks bas, les attentes en cuisine, les nouveaux membres et la facturation. Chaque alerte a un lien vers l’écran où agir : « Stocks » ou « Commandes » de l’événement, « Membres », « Facturation ».

1. 1Ouvrez « Notifications » sur le téléphone ou la tablette qui doit être prévenu.
2. 2Sous « Recevoir les alertes hors application ? », touchez « Activer », puis acceptez la demande du navigateur.
3. 3Touchez une alerte reçue : Posless s’ouvre directement sur l’écran concerné.

À savoir : À activer sur chaque appareil. Sur iPhone et iPad, installez d’abord Posless sur l’écran d’accueil. Une rupture suivie d’un réassort ne laisse qu’une seule alerte sur le téléphone.

Fiche d’un événement clôturé, « Réglages », zone de danger : « Archiver » le retire des listes et des rapports sans rien effacer ; « Désarchiver » le rétablit.

Seul un administrateur peut le supprimer définitivement, ventes comprises. Exportez le bilan avant : la suppression ne peut pas être annulée.

« Paramètres », onglet « Données » : la sauvegarde télécharge un fichier avec les événements, le catalogue, les ventes et les mouvements de caisse et de stock de l’association.