Faire les comptes d'une buvette d'association sans y passer la soirée

Boîte à monnaie, carnet à souche, calculette : c'est le trésorier qui hérite du recomptage le dimanche soir, sans savoir si l'écart vient d'une erreur de rendu de monnaie ou d'un article mal compté. Posless enregistre chaque vente au moment où elle a lieu, pour que la clôture prenne deux minutes au lieu de deux heures.

Fond de caisse et clôture, sans calcul manuel

Chaque appareil ouvre sa session avec un fond de caisse déclaré au départ. Pendant l'événement, Posless calcule en continu le théorique de caisse (fond de départ + ventes espèces, retraits et dépôts compris). À la clôture, le trésorier compte l'argent physique et saisit le montant réel : l'écart, s'il y en a un, est calculé et affiché automatiquement, appareil par appareil.

Plus besoin de reconstituer le chiffre d'affaires à partir de tickets de caisse manuscrits : l'historique de chaque session (ventes, mode de paiement, bénévole) reste consultable après l'événement.

Démonstration Posless : ouverture de caisse avec un fond de 100 €, vente en espèces, retrait justifié puis clôture sans écart, pendant que le livre de caisse de la tablette se met à jour en direct

Plusieurs bénévoles, un seul tiroir-caisse

Beaucoup d'associations n'ont qu'une seule boîte à monnaie physique, même quand deux ou trois bénévoles prennent les commandes en parallèle sur leurs téléphones. Posless gère ce cas de figure : un appareil « principal » déclare le fond de caisse réel, les appareils « secondaires » ouvrent à 0 €, et le trésorier répartit le comptage final en clôturant les sessions secondaires à leur théorique (écart nul) puis la session principale avec le reste. L'écart réel, s'il existe, n'apparaît que sur la session principale, ce qui simplifie l'explication en assemblée générale.

De quoi présenter des comptes clairs à l'AG

Historique complet des ventes par session, par appareil et par bénévole.
Export CSV des transactions pour le rapprochement comptable ou le bilan de l'association.
Total des ventes espèces et CB, écarts de caisse consolidés sur l'ensemble de l'événement.
Palmarès des articles vendus, utile pour ajuster les stocks du prochain événement.

Et le reste de l'association ?

Cette gestion de caisse s'applique aussi bien aux buvettes de tournois et kermesses qu'aux marchés de Noël ou fêtes de club sur plusieurs jours. Pour la question fiscale (TVA, certification des logiciels de caisse), voir notre page NF525 et associations.

Prêt pour le prochain événement ?

Créez votre association, ajoutez vos articles, invitez vos bénévoles. C'est gratuit.