Prix libre, vente au poids et dons : encaisser ce qui n’a pas de prix fixe

Samedi, kermesse de l'école. Sur la table des gâteaux, un cake au citron entamé : « 2 € la part, ou au poids pour le reste ». À côté, la table de l'association vend des livres d'occasion « à votre bon cœur ». Et près de la caisse, une boîte en carton recueille les pièces des parents qui veulent soutenir le voyage de fin d'année.

Trois ventes, et aucune n'a de prix fixe. C'est souvent là que les comptes se brouillent : un montant noté sur un coin de feuille, une pesée arrondie de tête, des dons mélangés à la recette de la buvette. Ce billet reprend chaque cas, les règles à connaître (balance, reçu fiscal), et une façon simple de les encaisser.

Le prix libre, c'est une vente ou un don ?

Une vente, toujours. Le prix libre convient aux objets qu'on ne sait pas chiffrer un par un (livres et jouets d'occasion donnés à l'association), à une participation au repas, ou au café d'un événement militant. Chacun paie ce qu'il veut, et l'association garde une vente simple à tenir.

• Affichez un prix conseillé (« prix libre, conseillé 2 € »). Sans repère, beaucoup de gens hésitent, et la file ralentit. Un repère rassure et fait gagner du temps au comptoir.
• C'est une vente. La personne repart avec un objet ou un café : c'est une contrepartie. Le montant compte dans la recette de l'événement, et pas dans les dons : il n'ouvre pas droit à un reçu fiscal.
• Notez chaque montant à part. Trois livres à 1 €, 3 € et 5 € ne se résument pas en « livres : 9 € » si vous voulez savoir, l'an prochain, quel prix conseiller.

Faut-il une balance spéciale pour vendre au poids ?

Pâtisseries maison, confitures, pommes du verger, fromage à la coupe : au poids, le prix suit la quantité, et personne ne se sent volé sur une grosse ou une petite part. Oui, il faut une balance adaptée : dès qu'une balance sert à fixer un prix de vente au public, elle entre dans la métrologie légale :

• Une balance réglementée, faite pour la vente, et non une balance de cuisine.
• Une vérification périodique par un organisme agréé, consignée dans le carnet métrologique de la balance (arrêté du 26 mai 2004 sur les instruments de pesage en service).

Un commerçant adhérent peut parfois prêter la sienne pour la journée. Sinon, la solution la plus simple reste de vendre à la part ou au sachet, à prix fixe : « 2 € la part », « 4 € le pot ». En cas de doute sur votre balance, demandez au service de métrologie de la DREETS de votre région.

Pour les calculs, comptez en prix au kilo : 350 g à 12,00 € le kilo font 4,20 €. C'est le calcul qui se fait de tête au comptoir, et c'est là que viennent les erreurs.

Les dons : toujours à part de la recette

Un don se garde à part de la recette pour deux raisons. Le bilan doit dire ce que la buvette a vraiment rapporté (sinon la marge paraît meilleure qu'elle n'est, et l'an prochain on commande trop). Et le trésorier doit pouvoir répondre, à l'assemblée générale, à la question « combien avons-nous reçu en dons ? ».

Quand l'association peut-elle délivrer un reçu fiscal ?

• L'association doit être d'intérêt général : activité non lucrative, gestion désintéressée, ouverte à tous et non au profit d'un cercle restreint, avec un objet social, éducatif, sportif, culturel ou humanitaire, par exemple.
• Le don doit être fait sans contrepartie. Un don en échange d'un gâteau est une vente.
• Le reçu suit un modèle fixé par arrêté et porte le nom et l'adresse du donateur. Les pièces d'une boîte anonyme n'en donnent donc pas. Si un parent veut un reçu, notez ses coordonnées et le montant : le trésorier l'établira ensuite.
• Un reçu délivré à tort coûte cher : l'amende est égale à 25 % des sommes indiquées. En cas de doute sur votre éligibilité, la procédure de rescrit permet de poser la question à l'administration avant.

Pour le donateur, le reçu ouvre une réduction d'impôt de 66 % du don, dans la limite de 20 % de son revenu imposable. C'est un bon argument à afficher près de la caisse, si votre association y a droit.

Sources : une association peut-elle émettre un reçu fiscal ? (associations.gouv.fr) et dons à une association : que puis-je déduire ? (impots.gouv.fr).

La même kermesse, vue de la caisse

Un exemple : la kermesse du début, tenue avec Posless. Ces trois façons de vendre sont arrivées dans la version 1.11, sur tous les plans, Gratuit compris.

Les livres à prix libre

Dans le catalogue, l'article « Livre d'occasion » est réglé en « Prix libre », avec un prix suggéré de 2 €. En caisse, le bénévole touche l'article : la caisse propose 2 € et demande le montant donné. Chaque livre fait une ligne à part dans le panier et sur le ticket, et l'historique garde chaque montant payé.

Le cake au poids

L'article « Cake au poids » est réglé « Au kilo », à 12,00 € le kilo. Le bénévole lit 350 g sur la balance, les tape, et la caisse affiche « 350 g × 12,00 €/kg = 4,20 € ». Plus de calcul de tête dans le bruit. Ces articles n'ont pas de stock suivi : le poids vendu n'entre pas dans un décompte en unités.

La boîte à dons devient un bouton

Dans les Réglages de l'événement, « Accepter les dons en caisse » ajoute un bouton « Don » au panier. Un parent prend un livre et une part de cake, et ajoute 5 € pour le voyage : un seul paiement de 11,20 €, en espèces ou par carte, et le don apparaît à part sur le ticket.

Le don n'entre jamais dans le chiffre d'affaires : le Bilan, les Rapports et le Livre de caisse le suivent à part, et la caisse attendue au comptage compte bien les dons reçus en espèces. Posless ne délivre pas de reçu fiscal : le trésorier l'établit à partir des coordonnées notées.

Le pas à pas est dans le centre d'aide : vendre à prix libre ou au kilo et encaisser un don.

Après l'événement

Le trésorier retrouve d'un côté la recette (dont les ventes à prix libre et au poids), de l'autre les dons, avec leur mode de paiement. C'est le moment de préparer les reçus promis et de noter le prix moyen payé pour les livres : il devient le prix conseillé de l'an prochain. Le guide faire les comptes d'une buvette détaille le comptage des caisses. Et si votre association organise aussi un loto cet hiver, lisez organiser le loto de votre association.

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